受注から帳票までを
少人数で回せる形にした

お客様からの注文を受けると、仕入先への発注、注文書や納品書などの書類づくりが続きます。それぞれを別の表計算のファイルや書類の雛形で作っていて、同じ品名や数量を何度も書き写す形でした。

人数が少ないので、担当が休むと仕事が止まります。どの注文がいまどこまで進んでいるかも、担当者に聞かないと分かりませんでした。

1顧客・案件・受注・発注を1本につないだ

お客様、案件、受注、発注を、Salesforceの中でつながったレコードとして持つようにしました。受注の内容から発注を作れるので、品名や数量を書き写す必要がなくなります。

2書類をSalesforceから出せるようにした

注文書や納品書などの書類を、帳票出力のアプリを使ってSalesforceのデータから作れるようにしました。雛形に手で打ち込む作業がなくなり、書類と記録の中身が食い違うこともなくなります。

3使いながら直す期間を取った

立ち上げたあと、伴走支援の定例で打ち合わせを持ちました。実際に使ってみて出てきた「ここが使いにくい」をその場で直し、担当の方にも直し方を覚えていただきました。

4翌年から範囲を広げた

2年目には受発注まわりをもう一度構築し、書類の種類も増やしました。3年目にはメール配信の仕組みを加え、サポートプランに切り替えて細かい調整を続けています。

• 受注の内容から発注と書類を作れるようになり、書き写しが減った
• 注文ごとの進み具合が、Salesforceを見れば分かるようになった
• 担当が休んでも、ほかの人が続きを引き取れるようになった
• 簡単な直しは、社内で対応できるようになった

導入支援で立ち上げたあと、伴走支援で使いながら直し、いまはサポートプランで調整を続けています。一度に作り込まず、年ごとに範囲を広げています。