機器の修理履歴を
現場が入力できる形にした

納入した機器の点検と修理を、担当者が訪問して行います。作業の内容は紙の作業票に書き、事務所に戻ってからExcelに転記していました。忙しい時期は転記が溜まり、数週間分の紙が机に積まれることもありました。

困るのは、次の点検がいつなのかが分からなくなることです。機器ごとに周期が違い、前回の作業日が入力されていないと計算できません。そのため、お客様から「そろそろ点検では」と言われてから動く形になっていました。

1機器を1台ずつ登録した

どのお客様のどの場所に、いつ納めた機器が何台あるか。ここを台帳にしました。作業の記録は、この機器にひもづけます。機器が引き取られたときは状態を変えるだけで、履歴は残ります。

2入力する項目を現場で終わる量に絞った

紙の作業票にあった項目を、その場で入力し終わる量まで削りました。選択肢から選べるものは選択式にし、自由記述は1か所だけにしました。写真を撮って添付できるようにしたので、細かい状況は文章で書かなくてよくなりました。

3スマートフォンで完結するようにした

訪問先でスマートフォンを開き、その場で記録できるようにしました。事務所に戻ってからの作業は残りません。

4次回の点検日を自動で計算した

作業を記録すると、機器ごとの周期にもとづいて次回の予定日が入るようにしました。予定日が近いものは一覧に出るので、担当の方から先にお客様へ連絡できます。お客様に言われる前に動けるようになりました。

• 事務所に戻ってからの転記作業がなくなった
• 紙の作業票が机に溜まらなくなった
• 次回の点検予定が自動で分かるようになった
• お客様からの問い合わせに、その場で履歴を見て答えられるようになった
• 写真が残るので、前回の状態と比較できるようになった

導入支援で立ち上げたのち、伴走支援で継続しています。製造や在庫の管理にも範囲を広げているため、いまも毎月手を入れています。