使われていない項目を見つける

なぜ入力されなくなるのか

運用が続くと、項目は増える一方です。「この情報も取っておきたい」という要望は次々に来ますが、 「もう使っていないので消しましょう」という声はほとんど上がりません。

結果として、商談の入力画面に40個も50個も項目が並びます。 営業の方は必須だけ埋めて保存します。当然です。 入力されないのは意識の問題ではなく、画面の問題です。

調べ方1：項目の参照先を見る

いちばん確実なのは、Salesforce標準の「参照先を検索」です。 設定画面から対象の項目を開き、「参照先を検索」をクリックすると、 その項目がレポート・数式・フロー・ページレイアウトなどのどこで使われているかが一覧で出ます。

ここが空なら、その項目はどこからも参照されていません。 ただし「参照されていない」と「値が入っていない」は別です。両方を確認します。

調べ方2：値が入っている件数を数える

値が入っているレコードが何件あるかは、レポートで数えられます。 ただし項目が数十個あると、1個ずつレポートを作るのは現実的ではありません。 そこで、開発者コンソールからまとめて数えます。

// 対象の項目に値が入っているレコード件数を数える
List<String> fields = new List<String>{
  'Industry', 'Rating', 'AnnualRevenue', 'NumberOfEmployees'
};

for (String f : fields) {
  String q = 'SELECT COUNT() FROM Account WHERE ' + f + ' != null';
  Integer filled = Database.countQuery(q);
  System.debug(f + ' : ' + filled);
}

開発者コンソールの匿名実行で走らせます。読み取りだけなので、本番環境でも安全です。

全体のレコード件数と比べて、値が入っているのが数パーセントなら、その項目は実質使われていません。 COUNT() は集計クエリなので、件数が多くても軽く終わります。

調べ方3：いつから使われていないかを見る

「昔は使っていたが最近は入っていない」という項目もあります。 この場合は、作成日で区切って数えます。

// 直近1年に作られたレコードだけで、値が入っている件数を数える
String q = 'SELECT COUNT() FROM Account ' +
           'WHERE Industry != null ' +
           'AND CreatedDate = LAST_N_DAYS:365';
System.debug(Database.countQuery(q));

直近のレコードで0件なら、いま現場では使われていないと判断できます。

消す前に確認すること

3つあります。順番に確認してください。

消し方の順番

いきなり削除しないでください。段階を踏みます。

1. ページレイアウトから外す

   まず画面から消します。この時点でデータは残っているので、何かあれば戻せます。

2. 1〜2か月様子を見る

   「あの項目がなくなった」という声が出るかを確認します。出なければ、本当に使われていませんでした。

3. 値をエクスポートしておく

   削除するとデータも消えます。念のため、レポートで出力して保管します。

4. 削除する

   削除した項目はごみ箱に15日間残ります。この期間内なら復元できます。

まとめ

• 入力されないのは、項目が多すぎるからです
• 「参照先を検索」で、どこからも使われていない項目が分かります
• COUNT() の集計クエリで、値が入っている件数をまとめて数えられます
• 消す前に、外部システムからの参照と、業務側の必要性を確認してください
• レイアウトから外す → 様子を見る → 削除、の順番で進めます