会員管理と検定申込を、
ひとつの台帳にまとめた。

困っていたこと

会員の入退会が年間を通して発生します。それをExcelの名簿で管理していました。一方で検定試験の申込は、申込書をメールやFAXで受け取り、別のExcelに転記していました。入金の確認は経理が通帳を見て、また別の表に印をつけていました。

問題は、同じ人の情報が3か所にあることでした。住所が変わったときにどこを直せばいいのか、退会した人に検定の案内が届いてしまうのはなぜか、といったことが起きます。担当の方は「間違いが起きないように」全部を目で確認していて、その確認作業だけで毎月かなりの時間を使っていました。

やったこと

1. 会員を1件のレコードに寄せた

まず、人の情報を1か所に集めました。会員かどうか、いつ入会したか、いつ退会したかを、同じレコードの中で持つようにしました。Excelを3つ統合したのではなく、「この人は誰か」と「この人が何をしたか」を分けたのが要点です。

2. 検定の申込を、会員にぶら下げた

申込は、会員のレコードに紐づく別のレコードとして持ちます。同じ人が何度も受験するので、申込は増えていきますが、人は増えません。過去に何を受けて、受かったか落ちたかが、その人のページを開けば分かる状態にしました。

3. 入金の確認を、申込の状態にした

「入金待ち」「入金済み」「受験済み」という状態を申込のレコードに持たせ、経理が確認したらそこを更新する形にしました。通帳と表を突き合わせる作業は残りましたが、突き合わせた結果を書く場所が1か所になったので、二重入力がなくなりました。

4. 案内の宛先を、条件で作れるようにした

「今年度の会員で、まだこの検定を受けていない人」のような条件でリストを作れるようにしました。これまでは手作業で名簿を絞っていたところです。退会した人に案内が飛ぶことは、条件を間違えなければ起きません。

変わったこと

• 同じ人の情報を3か所に書く必要がなくなった
• 「どれが正しいか」を確認する作業がなくなった
• 会員のページを開けば、その人の履歴が全部見える
• 案内の宛先を、条件を指定して作れるようになった
• 担当者が一人でも、状況を把握できるようになった

効果を数字でお出しできるとよいのですが、公開の許諾をいただいていないため控えます。作業時間が減ったことは、担当の方から言葉でお聞きしています。

使った機能

コードは書いていません。標準機能とノーコードの範囲で組めています。そのため、この先は担当の方ご自身で項目を増やせます。

この案件の進め方

新しく構築する案件でしたので、導入支援で立ち上げたあと、伴走支援に移って改善を続けています。年度ごとに検定の種類が変わるため、そのたびに手を入れています。